Ochrana osobních údajů

K čemu knihovna osobní údaje vlastně potřebuje? Dokáže je ochránit? Na tyto a spoustu dalších otázek odpoví tento článek. Kompletní informace o ochraně osobních údajů najdete v našem knihovním řádu. Nakládání s osobními údaji vychází z požadavků vyplývajících z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vejde v účinnost 25. 5. 2018.

Jak nakládáme s vašimi osobními údaji

Městská knihovna Blansko zpracovává osobní údaje uživatelů v případě, že je potřebuje pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké sbíráme údaje a k čemu je používáme

Knihovna je otevřený prostor a jejích služeb může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé z nabízených služeb může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku. Proto potřebujeme znát jeho osobní údaje. Jedná se zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny a služby s tím spojené (správa čtenářského konta, rezervace, odlož knihu, historie výpůjček). Týká se to ale i některých služeb, které jsou poskytované přímo v prostorách knihovny (např. přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Tyto „adresné“ služby nabízíme i neregistrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro to, abyste si mohli půjčovat dokumenty mimo prostory knihovny, potřebujeme Vaše základní údaje, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. U dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje i od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Dále pak zpracováváme údaje o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P, Seniorpas nebo ISIC v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například snížený poplatek čtenáře).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o změnách termínů pořádaných akcí apod. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Kde své údaje najdete

Osobní údaje, které o svých čtenářích uchováváme, jsou zapsány v knihovním systému Clavius. Dále má čtenář možnost online nahlédnout do svého čtenářského konta, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (číslo čtenářského průkazu nebo e-mail + heslo) na webových stránkách knihovny. Čtenářské konto nabízí přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o zadaných rezervacích.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení písemné žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje ekonomické oddělení knihovny.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o 5 let po uplynutí platnosti registrace. Během této doby má tak čtenář možnost si registraci jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně.

Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme po dobu 10 let.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius. Vzhledem k uchovávání dat na knihovním serveru, nedochází k předávání dat za účelem jejich správy třetím stranám. Osobní údaje předáváme třetí straně pouze za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na nás.

Příspěvek byl publikován v rubrice Aktuality. Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *